Como a sua empresa faz o recebimento de documentos fiscais hoje?
Muitos profissionais ainda estão presos em processos manuais entre receber documentos por e-mail, e consultar ou validar o XML no site da SEFAZ.
Porém, quando o volume de documentos aumenta, esse processo se torna inviável e até mesmo perigoso, afinal, deste modo não há como ter controle sobre tudo o que é emitido contra o CNPJ ou CPF da empresa.
Por isso, milhares de empresas já estão optando por automatizar o recebimento de notas fiscais, garantindo mais agilidade na rotina e segurança fiscal.
Neste artigo, vamos mostrar para você quais são os 4 passos fundamentais para implementar a automação de notas fiscais, e como uma plataforma completa pode ajudar você. Confira!
Por que automatizar o recebimento de notas fiscais?
Em um processo manual, é necessário esperar o recebimento dos documentos por e-mail, e depois validar os XMLs no site da SEFAZ. Se o fornecedor não enviar o documento, é possível consultar no Portal da NFe, mas para isso é necessário a chave de acesso.
Por si só esse processo já é demorado e burocrático, mas ainda há vários outros problemas que podem acontecer:
- Atraso de processos nos setores fiscal, contábil e financeiro;
- Falta de controle sobre o que é emitido contra a empresa;
- Perda de arquivos XML, o que pode gerar multas no futuro;
- Demora no recebimento de mercadorias e liberação de caminhões; entre outros.
A automação de notas fiscais permite o recebimento automático dos XMLs, direto da SEFAZ e prefeituras, eliminando todos os problemas citados acima.
Alguns benefícios em receber notas fiscais de forma automática são:
- Controle total sobre os documentos emitidos contra a empresa;
- Eliminação de erros de digitação e retrabalhos;
- Guarda automática dos arquivos em nuvem;
- Fechamento fiscal facilitado;
- Aumento da produtividade e melhoria do compliance;
- Recebimento de mercadorias mais rápido, e muito mais.
A automatização no recebimento de documentos fiscais acontece a partir de um software de automação. No entanto, não basta apenas escolher uma ferramenta: é preciso avaliar como a nova solução se encaixa no processo da sua empresa.
Por isso, a seguir vamos mostrar 4 passos fundamentais para implementar a automação de notas fiscais com sucesso. Acompanhe!
4 passos para implementar a automação de notas fiscais
Receber os documentos fiscais de forma automática é fácil com um software. No entanto, é preciso estar atento a alguns pontos para não ter surpresas indesejáveis, e é sobre isso que vamos falar nos passos a seguir.
1. Avaliação do histórico da empresa
Você sabia que o seu histórico de captura pode influenciar na contratação de uma nova ferramenta? Antes de entrar em contato com fornecedores, tenha anotado as seguintes questões:
- Sua empresa já utiliza ou já utilizou um software de captura de notas fiscais?
- Sua contabilidade está fazendo isso por você?
É importante ter isso mapeado por conta das regras implementadas na SEFAZ em 2022, sobre o consumo indevido e sobre a limitação de número sequencial único — NSU que gera o erro “cStat=137-Nenhum documento localizado”.
Consumo indevido: acontece quando existe mais de um software tentando buscar XMLs na SEFAZ para um mesmo certificado digital, ocasionando em uma trava na consulta.
Erro “cStat=137-Nenhum documento localizado”: se a sua empresa nunca usou um software para captura automática de documentos fiscais, a sua primeira consulta será “vazia”, ou seja, não irá trazer os documentos passados. Isso acontece porque é a partir do início da consulta que a SEFAZ irá começar a gerar o NSU para os documentos.
O que isso significa na prática: comece a usar um software para buscar os documentos fiscais o quanto antes!
Quanto mais tempo a sua empresa ficar sem a consulta recorrente de documentos na SEFAZ, pior será a situação no futuro quando precisar fazer alguma consulta ou se for autuado pelo fisco.
Dito isso, passamos para o segundo tópico, sobre os softwares.
2. Cotação e avaliação das soluções
Em meio a tantas soluções no mercado, fica difícil escolher qual é a melhor, não é mesmo? Apesar de apresentarem muitas similaridades, algumas plataformas são completamente diferentes, por isso, sugerimos que use um checklist para comparar as soluções.
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Em geral, quando for avaliar as soluções tenha em mente as seguintes questões:
- Quais documentos fiscais esse sistema captura (NFe, NFSe, CTe)?
- A plataforma oferece armazenamento seguro em nuvem?
- As funcionalidades fazem sentido para o dia a dia fiscal e contábil?
- A solução é integrada ao ERP e sistema contábil que a empresa já utiliza hoje?
- Como será o fluxo de documentos fiscais após a implementação?
Além disso, sempre que possível faça um teste gratuito da solução escolhida, assim você poderá conhecer melhor o sistema e entender sobre a usabilidade.
3. Configuração e personalização
Após escolher e contratar a solução, ou ainda durante o teste, você pode configurar tudo e personalizar o sistema para a sua empresa. Configurações comuns nesse passo são:
- Cadastrar os certificados digitais da empresa;
- Definir os usuários e permissões de acesso;
- Criar marcadores personalizados para auxiliar na gestão de documentos;
- Configurar a integração com o ERP e sistema contábil da empresa.
O tempo e facilidade para configurar irá depender da plataforma escolhida. Softwares modernos e em nuvem como a ConexãoNF-e e a Arquivei são fáceis e rápidos de configurar, e em poucos minutos a solução está pronta para uso. No entanto, programas mais antigos podem ser mais complexos ou limitados.
4. Integração com o ERP e sistema contábil
Por fim, e não menos importante, a sua nova plataforma de gestão de documentos fiscais precisa estar integrada ao ERP e sistema contábil da empresa.
Deste modo, assim que um documento for capturado na SEFAZ, ficará disponível para lançamento no sistema principal da empresa.
Com isso sua equipe economiza horas com digitação manual e retrabalhos, e pode aumentar a produtividade da equipe em mais de 85%. Veja um depoimento de um cliente da ConexãoNF-e sobre o assunto:
“A entrada de uma nota fiscal levava de 15 a 30 minutos quando era feita manualmente (dependia do número de itens). Atualmente este tempo está girando em torno de 2 a 5 minutos.” Cristiano Cardoso de Oliveira, Analista de Negócios da Haldex.
Como a ConexãoNF-e pode ajudar a sua empresa?
A ConexãoNF-e é uma plataforma completa para automação de notas fiscais e outros documentos fiscais eletrônicos. Com ela, é possível receber NFe e CTe direto da SEFAZ, e NFSe de mais de 5.000 prefeituras.
Além disso, o Portal ConexãoNF-e é integrado aos ERPs e sistemas contábeis, permitindo a importação automática de XML no Protheus, Datasul, RM, SAP, e muitos outros sistemas de gestão.
Confira algumas funcionalidades:
- Captura de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e prefeituras;
- Armazenamento de documentos recebidos e emitidos;
- Download de XML, DANFE e DACTE em lote;
- Manifesto do destinatário e desacordo do CTe;
- Marcadores (tags) personalizáveis para a gestão de documentos;
- Relatórios avançados para apuração de impostos;
- Importação automática de XML para o ERP e sistema contábil; e muito mais.
Se você quer ganhar mais agilidade e segurança em seus processos fiscais, comece um teste grátis da ConexãoNF-e e veja como a plataforma vai ajudar a sua empresa!
